Voicemailboxen

Erstellen Sie die gemeinsamen Mailboxen Ihrer Installation, legen Sie fest, an welche Adresse ihre Nachrichten gehen, und bestimmen Sie die Nebenstellen, die sie in ihrem Softphone sehen.

Kurz gefasst

So funktioniert es

Eine gemeinsame Box gehört zu keiner Nebenstelle. Sie dient als gemeinsame Ablage, aus einem Wählplan heraus über das Modul Voicemailbox aufgerufen, oder direkt als Ziel einer Rufnummer bestimmt. Es ist die einzige Art von Box, die dieser Bildschirm verwaltet: Die persönliche Box eines Benutzers wird über dessen Karteikarte erstellt und entfernt.

Jede hinterlassene Nachricht geht per E-Mail an die Adresse der Box ab. Dieser Versand hängt von keiner anderen Einstellung ab und hört nie auf.

Zwei Ende August hinzugefügte Einstellungen ergänzen diesen Versand und erscheinen erst, wenn die Box erstellt und erneut geöffnet wird.

Wer die Nachrichten einsehen kann listet die Nebenstellen auf, die die Nachrichten dieser Box im Reiter Voicemail ihres Softphones sehen. Die Hilfe des Bildschirms formuliert es so: „Diese Nebenstellen sehen die Nachrichten dieser Box in ihrem Softphone. Die oben konfigurierte E-Mail wird in jedem Fall weiterhin versendet.“ Solange die Liste leer ist, zeigt der Bildschirm „Vorerst niemand: Die Box empfängt ihre Nachrichten und versendet ihre E-Mails, aber kein Softphone zeigt sie an.“

Wenn jemand eine Nachricht abhört entscheidet über die Reichweite der Markierung „gelesen“. Bei Sie gilt für alle als gelesen entfernt das Öffnen durch eine Nebenstelle die Fettschrift bei allen anderen. Bei Sie bleibt für die anderen ungelesen behält jeder seinen eigenen Lesestatus. Die Hilfe des Bildschirms erinnert an den Zweck: „Bei einer gemeinsamen Box vermeidet ‚für alle als gelesen markieren‘, dass mehrere Personen denselben Gesprächspartner zurückrufen.“

Das Abhören selbst erfolgt im Softphone, und die Seite „Visuelle Voicemail“ beschreibt es im Detail.

Was auszufüllen ist

Vorgehensweise

1. Öffnen Sie Module, dann Voicemailboxen.
2. Klicken Sie auf Voicemailbox hinzufügen.
3. Geben Sie Name und E-Mail ein, und klicken Sie dann auf Speichern. Sie kehren zur Liste zurück.
4. Öffnen Sie die soeben erstellte Box erneut: Die beiden Freigabeeinstellungen sind nun vorhanden.
5. Tippen Sie unter Wer die Nachrichten einsehen kann mindestens zwei Zeichen in Eine zu berechtigende Nebenstelle suchen ein und wählen Sie die Nebenstelle. Wiederholen Sie dies für jede weitere. Das Kreuz eines Etiketts entfernt die Nebenstelle.
6. Stellen Sie Wenn jemand eine Nachricht abhört ein, und klicken Sie dann auf Speichern.
7. Bestimmen Sie die Box dort, wo sie Anrufe empfangen soll: das Modul Voicemailbox eines Wählplans, oder das Ziel einer Rufnummer.
8. Klicken Sie auf Änderungen anwenden.
9. Kontrolle: Rufen Sie die betroffene Rufnummer an, hinterlassen Sie eine Nachricht, prüfen Sie, ob sie im E-Mail-Postfach ankommt, und dann, ob sie im Reiter Voicemail des Softphones einer berechtigten Nebenstelle erscheint.

Wenn es nicht funktioniert

Die beiden Freigabeeinstellungen erscheinen nicht. Sie werden nur beim erneuten Öffnen einer bestehenden Box angezeigt, nie während ihrer Erstellung. Speichern Sie die Box zuerst, und öffnen Sie sie dann erneut aus der Liste.

Die gesuchte Box ist nicht in der Liste. Dieser Bildschirm zeigt nur gemeinsame Boxen. Die persönliche Box einer Nebenstelle wird auf deren Karteikarte über Voicemailbox eingestellt und bietet weder die Liste der berechtigten Nebenstellen noch die Leseeinstellung.

Die Speicherung wird abgelehnt: „Ungültige E-Mail-Adresse“. Das Feld E-Mail wird bei jeder Speicherung geprüft, sowohl bei der Erstellung als auch bei Änderungen. Eine leere oder fehlerhafte Adresse blockiert das Speichern, auch wenn Sie nur die Liste der berechtigten Nebenstellen ändern wollten.

Eine berechtigte Nebenstelle sieht nichts in ihrem Softphone. Prüfen Sie, ob sie tatsächlich unter Wer die Nachrichten einsehen kann dieser Box aufgeführt ist: Die Liste ist anfangs leer. Prüfen Sie dann, ob seit dem Hinzufügen tatsächlich Nachrichten hinterlassen wurden.

Ein Kollege hat eine Nachricht abgehört, und sie bleibt bei mir fett dargestellt. Die Box ist auf Sie bleibt für die anderen ungelesen eingestellt. Öffnen Sie sie und stellen Sie Wenn jemand eine Nachricht abhört auf Sie gilt für alle als gelesen.