Caixas de voz

Crie as caixas de mensagens partilhadas da sua instalação, diga para qual endereço as mensagens são enviadas, e designe as extensões que as verão no seu softphone.

Resumo

Como funciona

Uma caixa partilhada não pertence a nenhuma extensão. Ela serve como depósito comum, chamada a partir de um plano de numeração pelo módulo Caixa de voz, ou designada diretamente como destino de um número. É o único tipo de caixa que este ecrã gere: a caixa pessoal de um utilizador é criada e removida a partir da sua ficha.

Cada mensagem deixada é enviada por e-mail ao endereço da caixa. Esse envio não depende de nenhuma outra configuração e nunca é interrompido.

Duas configurações adicionadas no fim de agosto complementam esse envio, e só aparecem depois que a caixa é criada, ao reabri-la.

Quem pode consultar as mensagens relaciona as extensões que verão as mensagens dessa caixa na aba Mensagens do seu softphone. A ajuda do ecrã diz assim: "Estas extensões verão as mensagens desta caixa no seu softphone. O e-mail configurado acima continua a ser enviado em todos os casos." Enquanto a lista estiver vazia, o ecrã exibe "Ninguém por enquanto: a caixa recebe as suas mensagens e envia os seus e-mails, mas nenhum softphone as exibe."

Quando alguém ouve uma mensagem decide o alcance da marcação "lida". Em É lida para todos, a abertura por uma extensão retira o negrito para todos os demais. Em Permanece não lida para os outros, cada um mantém o seu próprio estado de leitura. A ajuda do ecrã lembra o uso: "Numa caixa partilhada, marcar como lida para todos evita que várias pessoas retornem a mesma chamada."

A consulta em si é feita no softphone, e a página "Caixa de voz visual" a descreve em detalhe.

O que é preciso preencher

Passo a passo

1. Abra Módulos, depois Caixas de voz.
2. Clique em Adicionar uma caixa de voz.
3. Preencha o Nome e o E-mail, depois clique em Guardar. Volta-se à lista.
4. Reabra a caixa acabada de criar: as duas configurações de partilha agora estão lá.
5. Em Quem pode consultar as mensagens, introduza ao menos dois caracteres em Procurar uma extensão a autorizar e escolha a extensão. Repita para cada uma. O X de uma etiqueta remove a extensão.
6. Ajuste Quando alguém ouve uma mensagem, depois clique em Guardar.
7. Designe a caixa onde ela deve receber as chamadas: o módulo Caixa de voz de um plano de numeração, ou o destino de um número.
8. Clique em Aplicar as alterações.
9. Controle: ligue para o número em questão, deixe uma mensagem, verifique se ela chega à caixa de correio eletrónico, e depois se aparece na aba Mensagens do softphone de uma extensão autorizada.

Se não funcionar

As duas configurações de partilha não aparecem. Elas só são exibidas ao reabrir uma caixa existente, nunca durante a sua criação. Guarde primeiro a caixa, depois reabra-a a partir da lista.

A caixa que procuro não está na lista. Este ecrã mostra apenas as caixas partilhadas. A caixa pessoal de uma extensão é ajustada na sua ficha, em Caixa de voz, e não oferece nem a lista das extensões autorizadas nem a configuração de leitura.

O registo é recusado: "Endereço de e-mail inválido". O campo E-mail é verificado a cada registo, tanto na criação quanto na modificação. Um endereço vazio ou malformado bloqueia o registo, mesmo quando se pretendia apenas modificar a lista das extensões autorizadas.

Uma extensão autorizada não vê nada no seu softphone. Verifique se ela consta mesmo em Quem pode consultar as mensagens desta caixa: a lista começa vazia. Verifique em seguida se mensagens foram realmente deixadas desde a adição.

Um colega ouviu uma mensagem e ela continua em negrito para mim. A caixa está ajustada em Permanece não lida para os outros. Abra-a e mude Quando alguém ouve uma mensagem para É lida para todos.