Desvios, estado e os meus aparelhos
Decidir para onde vão as suas chamadas quando não está, declarar-se indisponível, e ver os telefones de secretária que partilham a sua extensão.
Em resumo
| Onde | menu da janela, entrada Forwarding and follow me |
| Três definições | Follow me, If I do not answer, If I am busy |
| Follow me | faz tocar outros destinos no seu lugar, e desactiva os outros dois |
| Os dois números | segundos desde o início da chamada |
| Take a message | recorre ao seu atendedor quando ninguém respondeu |
| Estado | a pastilha em cima: Available ou Do not disturb |
| My devices | no menu, os telefones de secretária registados na sua extensão |
Os desvios
Três definições, que respondem a três perguntas diferentes.
| Definição | Quando actua |
|---|---|
| Follow me | desde a primeira chamada. Estes destinos tocam no seu lugar |
| If I do not answer | depois do seu próprio aparelho, quando ninguém atendeu |
| If I am busy | quando a sua linha já está ocupada |
O interruptor Enable follow me comanda o primeiro. Enquanto estiver ligado, os outros dois deixam de se aplicar: o painel di-lo por baixo do título, e é a fonte de confusão mais frequente.
Cada linha de destino lê-se da esquerda para a direita: o tipo, o destino, e depois dois números.
| Tipo | O que se escolhe |
|---|---|
| An extension | um colega, na lista |
| A group | um grupo de utilizadores da sua empresa |
| My mobile | o número de telemóvel inscrito na sua ficha |
| A number | qualquer número, interno ou externo |
Os dois números formam uma janela de toque, em segundos desde o início da chamada. 0 e 30 quer dizer « toca durante os primeiros trinta segundos ». Dois destinos com janelas diferentes tocam um a seguir ao outro; com a mesma janela, tocam ao mesmo tempo.
Take a message, em cada bloco, envia quem liga para o seu atendedor quando nenhum destino respondeu.
O estado
Um clique na pastilha verde, no topo da janela, propõe Available e Do not disturb.
Em Do not disturb, a sua extensão deixa de tocar. O que acontece então às chamadas depende dos seus desvios: com uma regra If I am busy, seguem para esse destino; sem regra e sem atendedor, quem liga ouve um sinal de ocupado.
Os meus aparelhos
Quando um telefone de secretária está registado na mesma extensão que a sua, o menu mostra um grupo My devices com, para cada um, o seu nome e um ponto que diz se está acessível. A menção next to you ou elsewhere indica se o aparelho é visto a partir da mesma ligação que o seu navegador.
Essa lista não serve só para informar: permite lançar uma chamada a partir do auscultador em vez do navegador. O aparelho atende em alta voz e o softphone mantém o cartão e o seguimento. Está descrito na página Marcar a partir do telefone de secretária, mais adiante neste capítulo.
Como proceder
- Abra o menu, depois Forwarding and follow me.
- Decida primeiro se quer Follow me: se sim, ligue o interruptor e preencha só esse bloco, os outros dois serão ignorados.
- Caso contrário, deixe-o desligado e preencha If I do not answer, depois If I am busy.
- Para cada destino: escolha o tipo, o destino, e depois a janela de toque em segundos.
- Ligue Take a message se quiser que quem liga possa deixar uma mensagem quando ninguém respondeu.
- Clique em Save, depois em Back.
- Verificação: peça que lhe liguem e confirme que a chamada chega onde a espera.
Se não funcionar
Defini « If I do not answer » e não acontece nada. Verifique o interruptor Enable follow me em cima. Ligado, torna os outros dois blocos inoperantes.
« that extension does not exist », « that group does not exist ». O destino guardado já não corresponde a nada: a extensão ou o grupo foram entretanto eliminados. Escolha outro na lista.
« no mobile is set on your extension ». O tipo My mobile usa o campo Número de telemóvel da sua ficha. Sem esse número, não tem para onde ligar. O seu administrador preenche-o no portal.
« the end must come after the start ». Os dois números estão na ordem errada. O primeiro é o início da janela, o segundo o seu fim.
« Saved, but not active on the call server yet. » A definição foi aceite, mas a telefonia ainda não a assumiu. Tente daqui a pouco; se persistir, comunique-o.
Os meus desvios desapareceram. Um administrador pode alterá-los a partir do portal, separadores Desvios e Follow Me da sua ficha. É a mesma definição, vista dos dois lados.
O grupo « My devices » não aparece no menu. Nenhum telefone de secretária está registado na sua extensão. Sem aparelho físico, não há nada para listar.