Segreterie telefoniche
Crei le segreterie condivise del Suo impianto, indichi a quale indirizzo partono i loro messaggi, e designi gli interni che le vedranno nel proprio softphone.
In breve
| Dove | Moduli, Segreterie telefoniche |
| Cosa contiene l'elenco | solo le segreterie condivise, con il loro nome e il loro indirizzo email |
| Segreteria di un interno | si crea e si rimuove dalla scheda dell'utente, impostazione Segreteria telefonica |
| Campi alla creazione | Nome ed Email, entrambi obbligatori |
| Impostazioni disponibili dopo | Chi può consultare i messaggi e Quando qualcuno ascolta un messaggio |
| Dove si usa | il modulo Segreteria telefonica di un piano di numerazione, o la destinazione di un numero |
| Diritto richiesto | Gestione delle segreterie telefoniche |
Come funziona
Una segreteria condivisa non appartiene a nessun interno. Serve da deposito comune, chiamata da un piano di numerazione tramite il modulo Segreteria telefonica, oppure designata direttamente come destinazione di un numero. È l'unico tipo di segreteria che questa schermata gestisce: la segreteria personale di un utente si crea e si rimuove dalla sua scheda.
Ogni messaggio depositato parte via email all'indirizzo della segreteria. Questo invio non dipende da nessun'altra impostazione e non si interrompe mai.
Due impostazioni aggiunte fine agosto completano questo invio, e compaiono solo una volta creata la segreteria, alla sua riapertura.
Chi può consultare i messaggi elenca gli interni che vedranno i messaggi di questa segreteria nella scheda Messaggeria del proprio softphone. L'aiuto della schermata lo dice così: «Questi interni vedranno i messaggi di questa segreteria nel loro softphone. L'email configurata sopra continua a partire in ogni caso.» Finché l'elenco è vuoto, la schermata mostra «Nessuno per il momento: la segreteria riceve i suoi messaggi e invia le sue email, ma nessun softphone li mostra.»
Quando qualcuno ascolta un messaggio decide della portata del contrassegno «letto». Su È letto per tutti, l'apertura da parte di un interno toglie il grassetto a tutti gli altri. Su Resta non letto per gli altri, ciascuno mantiene il proprio stato di lettura. L'aiuto della schermata ricorda l'uso: «Su una segreteria condivisa, contrassegnare come letto per tutti evita che più persone richiamino lo stesso interlocutore.»
La consultazione vera e propria avviene nel softphone, e la pagina «Messaggeria visuale» la descrive in dettaglio.
Cosa inserire
| Campo | Cosa è atteso | Se lo lascia vuoto |
|---|---|---|
| Nome | il nome della segreteria, quello che comparirà accanto al chiamante nel softphone | la registrazione viene rifiutata, con «'Nome' non può essere vuoto» |
| un indirizzo valido, che riceverà ogni messaggio depositato | la registrazione viene rifiutata, con «Indirizzo email non valido» | |
| Chi può consultare i messaggi | gli interni autorizzati, cercati per numero o per nome | la segreteria riceve e invia le sue email, nessun softphone la mostra |
| Quando qualcuno ascolta un messaggio | È letto per tutti o Resta non letto per gli altri | l'impostazione vale Resta non letto per gli altri per impostazione predefinita |
Come procedere
- Apra Moduli, poi Segreterie telefoniche.
- Clicchi su Aggiungi una segreteria telefonica.
- Inserisca il Nome e l'Email, poi clicchi su Salva. Torna all'elenco.
- Riapra la segreteria che ha appena creato: le due impostazioni di condivisione ora ci sono.
- Sotto Chi può consultare i messaggi, digiti almeno due caratteri in Cerca un interno da autorizzare e scelga l'interno. Ripeta per ciascuno. La croce di un'etichetta rimuove l'interno.
- Imposti Quando qualcuno ascolta un messaggio, poi clicchi su Salva.
- Designi la segreteria dove deve ricevere le chiamate: il modulo Segreteria telefonica di un piano di numerazione, o la destinazione di un numero.
- Clicchi su Applica le modifiche.
- Verifica: chiami il numero interessato, lasci un messaggio, verifichi che arrivi nella casella email, poi che compaia nella scheda Messaggeria del softphone di un interno autorizzato.
Se non funziona
Le due impostazioni di condivisione non compaiono. Compaiono solo alla riapertura di una segreteria esistente, mai durante la sua creazione. Registri prima la segreteria, poi la riapra dall'elenco.
La segreteria che cerco non è nell'elenco. Questa schermata mostra solo le segreterie condivise. La segreteria personale di un interno si imposta sulla sua scheda, con Segreteria telefonica, e non propone né l'elenco degli interni autorizzati né l'impostazione di lettura.
La registrazione viene rifiutata: «Indirizzo email non valido». Il campo Email viene controllato a ogni registrazione, sia in creazione che in modifica. Un indirizzo vuoto o mal formato blocca il salvataggio, anche quando intendeva modificare solo l'elenco degli interni autorizzati.
Un interno autorizzato non vede nulla nel suo softphone. Verifichi che compaia effettivamente sotto Chi può consultare i messaggi di questa segreteria: l'elenco è vuoto all'inizio. Verifichi poi che siano stati effettivamente depositati messaggi dall'aggiunta.
Un collega ha ascoltato un messaggio e resta in grassetto da me. La segreteria è impostata su Resta non letto per gli altri. La apra e imposti Quando qualcuno ascolta un messaggio su È letto per tutti.
La segreteria visuale, lato prodotto
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