Een oproep aannemen en voeren
Een oproep is een kaart, geen scherm. Ze komt onder de balk bij, u houdt uw toetsen in het zicht, en ze draagt alle bedieningen van het gesprek.
In het kort
| Een oproep die overgaat | een groene kaart die pulseert, met Decline en Answer |
| Een gesprek | een aqua kaart, met Mute, Hold, Keypad, Transfer en End |
| Een oproep in wacht | een dichtgevouwen strook, aanklikbaar om te hervatten |
| Al in gesprek als het overgaat | een knop End and answer komt bij de groene kaart |
| Opnemen | de ronde knop in de kop van de kaart, als uw bedrijf het toelaat |
| Cijfers sturen | Keypad, voor een keuzemenu of een code |
Een oproep die overgaat
De kaart geeft de naam wanneer die bekend is, anders het nummer, en de initialen in een bolletje. De naam komt uit de signalisatie of uit uw adresboek: de softphone toont wat hem gezegd is, hij gaat tijdens het overgaan niet zelf op zoek.
Twee ronde knoppen: de rode weigert, de groene neemt op. Bent u al in gesprek, dan verschijnt er een derde knop onder de twee andere, End and answer, die het lopende gesprek beëindigt en het nieuwe aanneemt in één beweging.
Tijdens het gesprek
De kaart toont uw gesprekspartner, zijn bedrijf als dat bekend is, en de lopende duur.
| Knop | Wat ze doet |
|---|---|
| Mute | zet uw microfoon af. Uw gesprekspartner blijft hoorbaar |
| Hold | zet de oproep in wacht. Hij hoort niets meer en u ook niet |
| Keypad | opent het klavier, om cijfers in het gesprek te sturen |
| Transfer | geeft de oproep aan iemand anders door. Zie de volgende pagina |
| End | hangt op |
In de kop van de kaart verschijnen twee ronde knoppen naargelang wat uw toestel toelaat: het opnemen van het gesprek, en de oproep naar uw gsm verplaatsen.
Heeft uw bedrijf zijn CRM aangesloten, dan komt er onder de bedieningen een rij handelingen bij: de fiche van de contactpersoon openen, een ticket, een opportuniteit, een notitie of een activiteit aanmaken, zonder het gesprek te verlaten.
Cijfers sturen
Keypad opent een klavier met twaalf toetsen. Wat u daar typt, vertrekt in het lopende gesprek: dat is wat een keuzemenu, een vergadercode of een verre voicemail verwacht. Dezelfde knop sluit het weer.
Het gesprek opnemen
De ronde opnameknop licht op zolang de opname loopt. Ze bestaat alleen als uw bedrijf opname ingeschakeld heeft en uw toestel er recht op heeft: zonder dat recht wordt de knop niet getoond, liever dan bij de klik te mislukken.
Meerdere oproepen tegelijk
Oproepen stapelen zich op, de jongste bovenaan. Een oproep in wacht vouwt dicht tot een strook: zijn naam, hoelang hij al wacht, en twee kleine ronde knoppen wanneer u met iemand anders in gesprek bent.
| Ronde knop | Wat ze doet |
|---|---|
| Join | laat de wachtende oproep het lopende gesprek binnenkomen. Iedereen hoort iedereen |
| Receive | geeft het lopende gesprek door aan de wachtende oproep, en u hangt op |
Een banner The next call will put this one on hold waarschuwt u wanneer een tweede oproep mogelijk is.
Werkwijze
- Wanneer de groene kaart verschijnt, lees dan wie er belt voor u opneemt.
- Klik op de groene cirkel om op te nemen, op de rode om te weigeren.
- Gebruik tijdens het gesprek de vijf bedieningen van de kaart. Ze gelden voor die oproep, niet voor de andere.
- Wilt u met een collega spreken zonder dat uw gesprekspartner meeluistert, zet de oproep dan eerst op Hold.
- Voor een conferentie: zet de eerste oproep in wacht, bel de tweede, en klik dan op Join op de strook van de eerste.
- Hang op met End. Een kaart verdwijnt vanzelf wanneer de andere kant ophangt.
Als het niet werkt
De softphone rinkelt niet, maar de kaart verschijnt. Dat is het geluid, niet de oproep. Controleer het toestel dat in het menu bij Output and ringtone gekozen is, en het volume van uw computer.
Mijn gesprekspartner hoort mij niet meer na een wachtstand. Controleer of u de oproep wel hervat hebt: een dichtgevouwen strook betekent dat hij nog in wacht staat. Een klik erop hervat hem.
« Nothing leaves this phone ». De softphone zegt dat in de kaart wanneer uw microfoon niets geeft. De lijn wordt met stilte in stand gehouden om het gesprek niet af te breken. Op een extern bureaublad ontbreekt bijna altijd de doorgifte van de microfoon.
De opnameknop bestaat niet. Opname is niet ingeschakeld voor uw bedrijf, of niet voor uw toestel. Dat regelt zich in het portaal, niet hier.
De gsm-knop verschijnt niet. Die vereist een Gsm-nummer op uw fiche, en een oproep die niet in wacht staat. De pagina Een oproep meenemen op uw gsm, verderop in dit hoofdstuk, behandelt dat.
De CRM-rij verschijnt niet tijdens het gesprek. Ze bestaat alleen als uw bedrijf zijn CRM aangesloten heeft, en pas zodra het gesprek tot stand is, niet tijdens het overgaan.