Voicemailboxen

Maak de gedeelde voicemailboxen van uw installatie aan, geef aan naar welk adres hun berichten worden verzonden, en wijs de toestellen aan die ze in hun softphone zullen zien.

In het kort

Hoe het werkt

Een gedeelde box behoort tot geen enkel toestel. Ze dient als gemeenschappelijk depot, opgeroepen vanuit een belplan door de module Voicemailbox, of rechtstreeks aangewezen als bestemming van een nummer. Dit is het enige soort box dat dit scherm beheert: de persoonlijke box van een gebruiker wordt aangemaakt en verwijderd vanuit zijn fiche.

Elk achtergelaten bericht wordt per e-mail verzonden naar het adres van de box. Deze verzending hangt van geen enkele andere instelling af en stopt nooit.

Twee instellingen die eind augustus zijn toegevoegd, vullen deze verzending aan, en verschijnen pas zodra de box is aangemaakt, bij het opnieuw openen ervan.

Wie de berichten mag bekijken geeft de lijst weer van de toestellen die de berichten van deze box zullen zien in het tabblad Voicemail van hun softphone. De hulptekst van het scherm zegt het zo: "Deze toestellen zullen de berichten van deze box zien in hun softphone. De hierboven geconfigureerde e-mail blijft in elk geval verzonden worden." Zolang de lijst leeg is, toont het scherm "Nog niemand: de box ontvangt haar berichten en verstuurt haar e-mails, maar geen enkele softphone toont ze."

Wanneer iemand een bericht beluistert bepaalt de reikwijdte van de markering "gelezen". Bij Het is gelezen voor iedereen verwijdert het openen door één toestel de vetgedrukte weergave bij alle andere. Bij Het blijft ongelezen voor de anderen houdt elk zijn eigen leesstatus bij. De hulptekst van het scherm herinnert aan het gebruik: "Op een gedeelde box voorkomt 'gelezen voor iedereen' markeren dat meerdere personen dezelfde contactpersoon terugbellen."

Het raadplegen zelf gebeurt in de softphone, en de pagina "Visuele voicemail" beschrijft dit in detail.

Wat u moet invullen

Stappenplan

1. Open Modules, dan Voicemailboxen.
2. Klik op Een voicemailbox toevoegen.
3. Vul de Naam en het E-mail in, en klik dan op Opslaan. U keert terug naar de lijst.
4. Open de box die u zojuist heeft aangemaakt opnieuw: de twee deelinstellingen staan er nu.
5. Typ onder Wie de berichten mag bekijken minstens twee tekens in Een toe te staan toestel zoeken en kies het toestel. Herhaal dit voor elk toestel. Het kruisje van een label verwijdert het toestel.
6. Stel Wanneer iemand een bericht beluistert in, en klik dan op Opslaan.
7. Wijs de box aan waar ze de oproepen moet ontvangen: de module Voicemailbox van een belplan, of de bestemming van een nummer.
8. Klik op Wijzigingen toepassen.
9. Controle: bel het betrokken nummer, laat een bericht achter, controleer of het aankomt in de mailbox, en dan of het verschijnt in het tabblad Voicemail van de softphone van een toegestaan toestel.

Als het niet werkt

De twee deelinstellingen verschijnen niet. Ze worden alleen getoond bij het opnieuw openen van een bestaande box, nooit tijdens het aanmaken ervan. Sla de box eerst op, en open ze dan opnieuw vanuit de lijst.

De box die ik zoek staat niet in de lijst. Dit scherm toont alleen de gedeelde boxen. De persoonlijke box van een toestel wordt op zijn fiche geregeld, via Voicemailbox, en biedt noch de lijst van toegestane toestellen, noch de leesinstelling aan.

De opslag wordt geweigerd: "Ongeldig e-mailadres". Het veld E-mail wordt bij elke opslag gecontroleerd, zowel bij aanmaken als bij wijzigen. Een leeg of onjuist gevormd adres blokkeert het opslaan, ook als u alleen de lijst van toegestane toestellen kwam wijzigen.

Een toegestaan toestel ziet niets in zijn softphone. Controleer of het wel degelijk voorkomt onder Wie de berichten mag bekijken van deze box: de lijst is aanvankelijk leeg. Controleer vervolgens of er sinds het toevoegen wel degelijk berichten zijn achtergelaten.

Een collega heeft een bericht beluisterd en het blijft bij mij vetgedrukt. De box staat ingesteld op Het blijft ongelezen voor de anderen. Open ze en zet Wanneer iemand een bericht beluistert op Het is gelezen voor iedereen.