Vertraulichkeit
Die private Mobilnummer bleibt privat
Ihre Partner sind über eine Kanzleinummer erreichbar, nicht über ihre persönliche Leitung.
Der Ausgangspunkt
Was Sie heute erleben
Eine Kanzlei kann es sich nicht leisten, dass ein Anruf verloren geht oder bei der falschen Person landet. Beides wird an derselben Stelle geregelt.
Was üblicherweise hakt
- Der Anruf eines Mandanten landet am Empfang, der nicht weiß, ob er durchgestellt werden darf, und an wen
- Die Partner geben ihre persönliche Nummer heraus, um erreichbar zu sein, und bereuen es
- Niemand weiß in der Folgewoche, wer wann angerufen hat
Der Aufbau
Wie wir es regeln
Vier Module genügen: eine Zugriffsliste, eine Anrufgruppe, eine Nebenstelle und eine Kaskade. Nichts, wofür man einen Informatiker braucht.
Eine Direktnummer pro Partner
Jeder hat seine öffentliche Nummer, die auf seinen eigenen Wählplan zeigt. Die persönliche Nummer bleibt persönlich.
Das Sekretariat filtert, ohne zu blockieren
Der Plan lässt zuerst das Sekretariat klingeln. Eine Zugriffsliste lässt die vom Partner selbst ausgewählten Nummern direkt durch.
Das Büro klingelt, dann das Mobiltelefon
Follow Me lässt Büro, dann Mobiltelefon, dann Voicemail klingeln. Nur eine Nummer mitzuteilen, für immer.
Jeder Anruf hinterlässt eine Spur
Die Anrufliste zeigt Anrufer, Uhrzeit und Dauer. Mit Odoo verknüpft, speist sie direkt den Akt.
Das Ergebnis
Was es bringt, einmal in Betrieb
Die vom Partner freigegebenen Nummern werden direkt durchgestellt, die anderen landen beim Sekretariat, und nichts klingelt auf einer privaten Leitung.
Die Gewinne
Vier sichtbare Unterschiede
Filterung
Das Sekretariat behält die Kontrolle
Außer bei Nummern, die der Partner selbst zur direkten Durchstellung freigegeben hat.
Akte
Jeder Anruf einem Akt zugeordnet
Der Anruf wird mit seiner Dauer protokolliert und dem Akt oder der Abteilung zugeordnet, was die Weiterberechnung an den Mandanten vereinfacht.
Bereitschaft
Der Bereitschaftsdienst wird mit einer Geste umgelegt
Ein Switch, und die Anrufe gehen an die diensthabende Person.
Eine Kanzleinummer genügt, und die private Mobilnummer wird nie weitergegeben.
1mitzuteilende Nummer
0Anruf ohne Spur
In der Oberfläche
Nur eine Nummer mitzuteilen
Büro, dann Mobiltelefon, dann Voicemail: Sie legen die Reihenfolge einmal fest, und die Kanzleinummer genügt für immer.
Filterung, Umleitungen und die Anrufliste sind Bildschirm für Bildschirm dokumentiert.
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