Ein Gespräch aufzuzeichnen bedeutet, personenbezogene Daten zu verarbeiten, oft die eines Dritten, der nicht Ihr Mitarbeiter ist. Die Funktion ist einfach zu aktivieren, die Compliance erfordert vier Entscheidungen.
1. Warum zeichnen Sie auf
Der Zweck muss vor der Aufzeichnung schriftlich festgelegt werden, und er begrenzt alles Weitere. Teams schulen, eine Anweisung nachweisen, eine Reklamation bearbeiten: Das sind unterschiedliche Zwecke, die nicht dieselben Aufbewahrungsfristen rechtfertigen. „Für alle Fälle" aufzuzeichnen ist kein Zweck.
2. Wer muss informiert werden
Beide Seiten. Ihr Gesprächspartner durch eine Ansage zu Beginn des Anrufs, und Ihre Mitarbeiter durch klare Information und, sofern vorhanden, eine Anhörung der Arbeitnehmervertretung. Eine automatische Ansage am Anfang des Wählplans erledigt den ersten Punkt in einer Minute.
3. Wie lange bewahren Sie auf
So kurz wie möglich im Hinblick auf den Zweck. Für Schulungen genügen wenige Wochen. Bei einem Rechtsstreit die Dauer des Rechtsstreits. Eine unbegrenzte Aufbewahrung ist der häufigste Fehler, und der am leichtesten zu behebende.
4. Wohin gehen die Aufzeichnungen, und wer verarbeitet sie
Das ist die Frage, die man vergisst. Eine Aufzeichnung, die von einem Online-KI-Dienst transkribiert oder zusammengefasst wird, verlässt Ihre Infrastruktur, oft in Richtung eines Landes außerhalb der Europäischen Union. Das kann akzeptabel sein, sofern Sie es wissen, es rechtlich absichern und es in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis angeben.
Was in der Praxis hilft
- Ausnahmsweise statt systematisch aufzeichnen, wenn der Zweck es erlaubt
- Die Informationsansage im Wählplan platzieren, nicht in einem Verfahren, das niemand befolgt
- Eine bestimmte Aufzeichnung löschen können, nicht nur alle Aufzeichnungen auf einmal
- Schriftlich festhalten, wo die Verarbeitung stattfindet
Das Verarbeitungsverzeichnis, und was hineingehört
Eine Anrufaufzeichnung muss in Ihrem Verarbeitungsverzeichnis stehen, mit vier Angaben: dem Zweck, den Kategorien betroffener Personen, der Aufbewahrungsfrist und den Empfängern. Diese letzte Zeile wird vergessen: Transkribiert oder analysiert ein Drittdienst den Ton, ist er Empfänger und muss dort aufgeführt werden.
Die Einwilligung ist nicht immer die richtige Rechtsgrundlage
Für eine Aufzeichnung zum Zweck des kaufmännischen Nachweises kann ein berechtigtes Interesse ausreichen, sofern es geprüft und dokumentiert wurde. Für Schulungen zählen die Information der Mitarbeiter und die Anhörung der Arbeitnehmervertretung mehr als die individuelle Einwilligung, die in einem Arbeitsverhältnis nicht freiwillig ist.
Der blinde Fleck: die Transkription
Viele Unternehmen glauben, die Frage der Aufzeichnung geklärt zu haben, und entdecken später, dass der Ton zur Transkription oder Zusammenfassung an einen Dienstleister geht. Diese Übermittlung ändert die Art der Verarbeitung und oft das Land, in dem sie stattfindet. Fragen Sie Ihren Anbieter ausdrücklich: Wo findet die Berechnung statt, und wer bewahrt die Datei auf.
Was Sie sich merken sollten
- Legen Sie den Zweck schriftlich fest, bevor Sie die Funktion aktivieren
- Informieren Sie beide Seiten, eine Ansage im Wählplan genügt
- Legen Sie eine kurze Frist fest, und können Sie eine bestimmte Aufzeichnung löschen
- Wissen Sie, wo die Transkription verarbeitet wird, und halten Sie es schriftlich fest
Bei uns laufen Transkription und Analyse auf unserer eigenen Infrastruktur: Das ist auf der Seite Infrastruktur und DSGVO im Detail beschrieben.
Diese vier Entscheidungen werden in einem einzigen Termin getroffen und ersparen später eine schmerzhafte Anpassung an die Vorschriften.
Mit uns darüber sprechenSie zeichnen bereits auf, ohne sich des rechtlichen Rahmens sicher zu sein?
Wir sagen Ihnen, was die Plattform mit Ihren Aufzeichnungen macht, wo die Verarbeitung stattfindet, und was Sie in Ihr Verarbeitungsverzeichnis schreiben müssen.