Een gesprek opnemen betekent persoonsgegevens verwerken, vaak die van een derde die niet uw werknemer is. De functie is eenvoudig in te schakelen, de naleving vraagt vier beslissingen.
1. Waarom neemt u op
Het doel moet vastliggen vóór u opneemt, en het beperkt al de rest. Teams opleiden, een opdracht bewijzen, een klacht behandelen: dit zijn niet dezelfde doeleinden, en ze rechtvaardigen niet dezelfde bewaartermijnen. Opnemen "voor het geval dat" is geen doel.
2. Wie moet worden geïnformeerd
Beide kanten. Uw gesprekspartner, via een aankondiging bij het begin van de oproep, en uw werknemers, via duidelijke informatie en een raadpleging van de vertegenwoordigende instanties waar die bestaan. Een automatische aankondiging aan het begin van het belplan regelt het eerste punt in een minuut.
3. Hoe lang bewaart u
Zo kort mogelijk gelet op het doel. Voor opleiding volstaan enkele weken. Bij een geschil, de duur van het geschil. Onbeperkt bewaren is de meest voorkomende fout, en de gemakkelijkst te herstellen.
4. Waar gaan de opnames naartoe, en wie verwerkt ze
Dit is de vraag die men vergeet. Een opname die door een online AI-dienst wordt getranscribeerd of samengevat, verlaat uw infrastructuur, vaak richting een land buiten de Europese Unie. Dat kan aanvaardbaar zijn, op voorwaarde dat u het weet, het omkadert, en het vermeldt in uw register.
Wat in de praktijk helpt
- Opnemen bij uitzondering eerder dan systematisch, wanneer het doel dat toelaat
- De informatieve aankondiging in het belplan plaatsen, niet in een procedure die niemand volgt
- Een specifieke opname kunnen verwijderen, niet enkel alle opnames tegelijk
- Zwart op wit vastleggen waar de verwerking plaatsvindt
Het register, en wat u erin schrijft
Een gespreksopname moet in uw verwerkingsregister voorkomen, met vier gegevens: het doel, de categorieën van betrokken personen, de bewaartermijn, en de ontvangers. Deze laatste lijn is degene die men vergeet: als een externe dienst de audio transcribeert of analyseert, is die een ontvanger, en moet hij erin voorkomen.
Toestemming is niet altijd de juiste grondslag
Voor een opname met een commercieel bewijsdoel kan het gerechtvaardigd belang volstaan, op voorwaarde dat het beoordeeld en gedocumenteerd is. Voor opleiding tellen de informatie aan werknemers en de raadpleging van vertegenwoordigende instanties meer dan de individuele toestemming, die in een arbeidsrelatie niet vrij is.
De blinde vlek: de transcriptie
Veel bedrijven denken dat ze de kwestie van de opname hebben geregeld, en ontdekken vervolgens dat de audio naar een dienstverlener gaat om te worden getranscribeerd of samengevat. De overdracht verandert de aard van de verwerking, en vaak het land waar ze plaatsvindt. Stel de vraag expliciet aan uw leverancier: waar gebeurt de berekening, en wie bewaart het bestand.
Wat u moet onthouden
- Schrijf het doel vast voordat u de functie inschakelt
- Informeer beide kanten, een aankondiging in het belplan volstaat
- Bepaal een korte termijn, en zorg dat u een specifieke opname kunt verwijderen
- Weet waar de transcriptie wordt berekend, en schrijf het op
Bij ons draaien de transcriptie en de analyse op onze eigen infrastructuur: dit staat beschreven op de pagina infrastructuur en AVG.
Deze vier beslissingen worden in één vergadering genomen, en ze voorkomen een pijnlijke inhaalslag qua naleving later.
Er met ons over pratenNeemt u al op, zonder zeker te zijn van het kader?
Wij vertellen u wat het platform met uw opnames doet, waar de verwerking plaatsvindt, en wat u in uw register moet schrijven.