Softphone czy telefon biurkowy: który wybrać?

Softphone to oprogramowanie, które zamienia komputer lub telefon komórkowy w telefon biurowy. Telefon biurkowy to dedykowane urządzenie stojące na biurku. Oba korzystają z tej samej platformy, tego samego numeru i tych samych uprawnień. Wybór nie jest więc kwestią techniczną, lecz praktyczną.

W czym telefon biurkowy jest lepszy

Odbiera szybko, bez wybudzania ekranu czy szukania okna. Nie zależy od włączonego komputera. Dla recepcji odbierającej połączenia przez cały dzień fizyczna słuchawka pozostaje najwygodniejszym rozwiązaniem, a towarzyszący jej zestaw słuchawkowy naprawdę ułatwia pracę osobie obsługującej centralę.

W czym softphone jest lepszy

Podąża za osobą, a nie za biurkiem. Wyświetla kartę rozmówcy, przeszukuje książkę kontaktów, zachowuje historię i umożliwia czynności, których słuchawka nigdy nie miała: przeciągnięcie połączenia do kolegi, zabranie go na telefon komórkowy, otwarcie zgłoszenia w systemie firmowym. Można go zainstalować albo uruchomić po prostu w karcie przeglądarki.

Prawdziwe kryterium: rola, nie osoba

Ten sam użytkownik może mieć oba rozwiązania, przy jednym numerze: słuchawkę w biurze, softphone w podróży. Połączenie dzwoni tam, gdzie osoba jest dostępna, i nic nie ginie przy zmianie miejsca.

• Recepcja lub centrala: telefon biurkowy, z zestawem słuchawkowym
• Handlowiec lub technik w terenie: softphone na telefonie i komputerze
• Stanowisko współdzielone lub pracownik tymczasowy: softphone w przeglądarce, bez instalacji
• Większość przypadków: oba rozwiązania, na tym samym koncie

Najczęstszym błędem jest wybór na zasadzie z góry przyjętej reguły, podczas gdy odpowiedź zależy od charakteru pracy na danym stanowisku. Centrala ma inne potrzeby niż handlowiec w trasie, a platforma nie zmusza do wyboru jednego rozwiązania kosztem drugiego.