Kfz-Betrieb
Autowerkstatt Martin
Herr Martin verbringt seine Tage in der Werkstatt. Er möchte wissen, was ein Kunde gefragt hat, ohne zurückzurufen, um es zu erfahren.
Ein typischer Tag
Ein Telefonsekretariat: Sophie antwortet für drei Firmen
Sophie ist eine fiktive Figur, ihre drei Firmen ebenfalls, und ihre Porträts sind KI-generiert. Die Autowerkstatt Martin und die Steuerkanzlei Dupont zeichnen ihre Anrufe auf, und ihre Begrüßung weist den Anrufer darauf hin: Nur so lässt sich die Zusammenfassung versenden.
Steuerberatung
Steuerkanzlei Dupont
Alles wird in ihrem Odoo nachverfolgt. Eine Rückrufbitte muss dort samt Kontext ankommen.
Physiotherapeut
Physiotherapie Delcourt
Das Sekretariat ist nur für die Vormittage gebucht. Nachmittags antwortet ein KI-Assistent an seiner Stelle.
Ein Tag
Ein Tag im Telefonsekretariat, von 8:47 Uhr bis zum Monatsende
8:47 Uhr
Ein Kunde ruft in der Autowerkstatt an
Auf Sophies Bildschirm, bevor sie abhebt[Autowerkstatt Martin] Lefèvre
L
Herr LefèvreGuten Morgen, ich möchte am Donnerstag meinen Wagen vorbeibringen.
SophieAutowerkstatt Martin, guten Morgen, Herr Lefèvre.
Für SophieSie musste nicht nachsehen, welche Firma angerufen wurde.
8:52 Uhr
Ein Termin wird vereinbart
SophieDonnerstag um 9 Uhr, passt das Ihnen?
L
Herr LefèvrePerfekt, danke.
Sophie tippt während des Anrufs auf „Termin“ (Beispiel-Tags)
NachrichtTerminDringendRückruf
Für die Autowerkstatt MartinWenige Minuten nach dem Anruf erhält Herr Martin eine E-Mail mit der Zusammenfassung des Gesprächs. Der vereinbarte Zeitpunkt steht darin.
10:30 Uhr
Eine Kundin ruft bei der Steuerkanzlei Dupont an
C
Kundin der KanzleiIch bin mir bei meiner Steuererklärung unsicher. Kann die Steuerberaterin mich zurückrufen?
SophieSelbstverständlich, ich gebe Ihre Bitte an sie weiter.
Für die Steuerkanzlei DupontIm Odoo der Kanzlei erscheint eine Aufgabe mit der Zusammenfassung des Anrufs. Die Steuerberaterin weiß, worum es geht, bevor sie zurückruft.
12:00 Uhr
Bei Physiotherapie Delcourt ist Schluss, der KI-Assistent übernimmt
P
PatientGuten Tag, ich möchte morgen Vormittag einen Termin.
KI
KI-Assistent der PraxisDie Physiotherapie Delcourt ist heute Nachmittag geschlossen, aber ich nehme Ihre Anfrage auf. Wie lautet Ihr Name?
Für die Physiotherapie DelcourtDer Patient bekommt eine Antwort statt eines Anrufbeantworters, und seine Terminanfrage wird aufgenommen.
Monatsende
Die Aufstellung jeder Firma
Sophie rechnet jede Firma nach der Anzahl der Anrufe ab. Sie filtert die Anrufliste auf den letzten Monat und auf den Tag der Firma: Die angezeigte Zahl ist die, die sie abrechnet.
Für SophieNichts mehr von Hand nachzuzählen.
Vonno-reply@axivox.comAnatelier@garage-martin.exampleBetreffTermin angefragt: +32 470 00 00 00
Ein Kunde hat einen Termin angefragt.
Nummer: +32 470 00 00 00
Anruf vom 12.11.2026, 08:55 Uhr
Zusammenfassung: Der Kunde bringt sein Fahrzeug am Donnerstag um 9 Uhr vorbei. Die Sekretärin hat diesen Termin bestätigt.
Auf Seiten der Firma
Was die Kundenfirma nach jedem Anruf erhält
Im Beispiel installiert die Autowerkstatt nichts. Sie erhält eine kurze E-Mail, die ein für alle Mal von der Person verfasst wurde, die das Sekretariat verwaltet.
- Die Zusammenfassung des Gesprächs kommt hinzu, wenn der Anruf aufgezeichnet wird
- Jede Firma wählt: eine E-Mail oder eine Aufgabe in ihrem Odoo. Auch ein verpasster Anruf benachrichtigt sie
Die Einrichtung
Eine Firma zum Telefonsekretariat hinzufügen: drei Handgriffe
Für die Person, die das Sekretariat verwaltet. Die Einzelheiten, Bildschirm für Bildschirm, stehen im Benutzerhandbuch.
Die Nummer
Zu uns portiert oder zu uns umgeleitet. Sie kommt beim selben Team an wie die Nummern der anderen Firmen.
Die Begrüßung
Der beim Klingeln angezeigte Name, die Öffnungszeiten und was danach antwortet: eine Ansage oder ein KI-Assistent.
Die Telefonnotiz
Eine E-Mail oder ein Eintrag im Odoo der Firma, ganz nach deren Wunsch.
Wählplan, Anruf-Tags und Anrufereignisse sind Bildschirm für Bildschirm dokumentiert.
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